La durée de conservation des documents varie en général en fonction du type de ceux-ci : les titres de propriété sont à conserver tant que l’on est propriétaire et les autres types de document sont à garder entre un et dix ans au minimum.

Temps de conservation des documents immobiliers

Vous venez de faire l’acquisition d’un bien immobilier et vous vous posez la question fort légitime de savoir combien de temps il faut conserver les différents documents :

  • l’acte authentique,
  • les contrats de prêts immobiliers,
  • les documents liés à la copropriété,
  • les factures de travaux.

Quelle est la durée de conservation de l’acte authentique de vente ?

Vous avez signé un acte de vente chez le notaire lors de l’acquisition d’un bien immobilier. Une copie de celui-ci vous sera remise par ce dernier quelques mois plus tard. Il n’y a pas de durée légale de conservation pour cet acte. Pour autant, il est fortement conseillé de le conserver en lieu sûr a minima toute la durée de la propriété.

En cas de perte, de vol ou de destruction, le notaire conserve dans ses propres archives les actes authentiques de vente pendant 75 ans. La promesse de vente, quant à elle, devra être conservée pendant dix ans après sa signature.

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Combien de temps doit-on garder les documents liés au prêt immobilier ?

Le contrat de prêt immobilier ainsi que l’assurance-crédit liée devront être conservés au minimum deux ans après le paiement de la dernière échéance.

Qu’en est-il des documents liés à la copropriété ?

Qu’il s’agisse des preuves de paiement des charges de copropriété, des procès-verbaux des assemblées générales de copropriété ou de correspondances avec le syndic, tous ces documents en lien avec la copropriété doivent être conservés dix ans, même si le bien est revendu.

Quelle durée de conservation pour les factures de travaux ?

Les travaux de gros œuvre étant généralement soumis à la garantie décennale, il est nécessaire de conserver toutes les factures pendant dix ans. Pour l’entretien d’une chaudière et pour les autres petits travaux d’entretien, les factures sont à conserver deux ans au minimum. Il est toutefois judicieux de les garder plus longtemps afin de conserver les coordonnées des entreprises ayant effectué les travaux. Les factures de ramonage doivent être, quant à elle, conservées une année dans la mesure ou cette opération est obligatoire tous les ans.

Comment conserver ces documents ?

Il est possible de conserver tous ces documents dans une armoire ou un caisson de rangement. Vous pouvez également scanner ceux-ci et les conserver sous forme dématérialisée sur votre ordinateur en prévoyant obligatoirement une sauvegarde externe ou un cloud.

Le classement par informatique permet un accès simple et rapide au document et la forme dématérialisée a l’avantage de pouvoir être transmise immédiatement par courriel. La meilleure solution consiste assurément à conserver les originaux dans une armoire tout en disposant d’une copie dématérialisée pour faciliter les recherches et les envois par courriel, voire pour disposer d'une sauvegarde en cas de sinistre.

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